Her alanda sadakate göre değil, mensubiyete göre değil, liyakate göre iş verelim diyoruz. Hak eden, işin ehli olan, en iyi yapabilecek olan görev alsın diyoruz. Tüm iş kollarında bu nasıl yapılır, bilemem. Herkes kendi kapısının önünü süpürsün demişler. Kendi alanım olan çeviriyle ilgili önerilerimi bu makalede özetlemeye çalışacağım.

İhalede aranması gereken kriterler neler olabilir? Deneyim, referanslar, kalite belgeleri, uygun fiyat, teslim süresi, cezai şartlar gibi maddeleri hemen sayabiliriz. Ve bu kriterleri dilediğimiz katılıkta şartnameye koyarak ihaleye çıkabiliriz. Peki bu yeter mi? Yani sonuca güvenebilir miyiz?

Bürokratlarımızın ve özel sektör satınalmacılarının aklına takılan büyük soru güvendir. İşi emanet edebileceğine, kazık yemeyeceğine ve sonradan başının ağrımayacağına güvenebildiği firmayla çalışmak ister. Ve çoğu zaman tüm kriterler bir yana bırakılır, güvendiği isimlerin önereceği firma arayışına girilir.

Bu arayışı doğal karşılamalı; yadırgamamalı. Doğal olmayan, sonu hüsran olan ve süratle uzaklaşılması gereken tavır, nesnel kriterleri ihmal etmektir. Oysa nesnel kriterler olmaksızın sağlıklı karar veremeyiz.

Ne yapmalı?

Kısa liste yöntemi

Deneyimi ve referanslarıyla güven veren, ekibi yeterince güçlü, finansal yapısı işi kaldırmaya yeterli şirketlerden oluşan bir potansiyel tedarikçi listesi yapılır.

Bu listedeki firmalar iş sözü vermeden ve herhangi bir ihale konusu olmaksızın tedarikçi olmaya davet edilir.

Yanıt verenler, yanıtın içeriğine, belgelerin güncelliğine ve tamlığına ve dosyanın genel şekil kalitesine göre değerlendirilerek kısa listeye dahil edilir. Bu aşama bir nevi firmaların ciddiyetinin ve istekliliğinin sınanmasıdır.

Ağırlıklı puan skalası yöntemi

Bu aşamada kısa listeye girmeyi başarmış firmalar ihaleye davet edilir. İhale gerçek bir iş için açılabileceği gibi, iki yıllık çerçeve sözleşmesi niyetiyle de açılabilir. Eğer çerçeve sözleşmesi açılırsa en yüksek puanı alan 3 – 5 firma iki yıl boyunca güvenerek hizmet alacağınız isimlerdir.

1. Fiyat, hız, referanslar, deneyim, kalite süreçleri, ekip üyeleri gibi kriterler şartnamede sıralanır.

2. Fiyat ve teslim süresi ayrı bir zarfta, teknik yeterlilik bilgileri ayrı bir zarfta olacak şekilde ihale teklifleri iistenir.

3. Önce teknik zarf açılır ve her kritere göre 1’den 10’a kadar puanlanır. Örneğin, deneyimli firmaya 7 verirsiniz, çok deneyimli olana 9, ihale konusuyla ilgili deneyimi olana 10 puan dersiniz.

4. Her kriterin bir çarpanı olur. Genellikle fiyat ve hızın çarpanı 30, kalite, deneyim ve referansların çarpanı 70’tir. Örneğin, deneyim x 70/100

5. İhaleye katılan firmaları üç ayrı hakem belirtilen kriterlere göre puanlar.

6. Her kriter için hakemlerin not ortalaması hesaplanır. Böylece farklı görüşler dikkate alınır ve ortak akılla karar verilir.

7. Toplamda en yüksek puanı alan ihaleyi kazanır.

Kısa liste ve ağırlıklı puan skalası yöntemleri sayesinde, kurumumuzu kaliteyi hesaplı satın alacağımız onaylı tedarikçilere götüren bir matrise ulaşırız. Hem en düşük fiyatı vererek işi kapmanın önüne geçilir, hem de kaliteliyim, büyük firmayım diyerek fahiş meblağlar isteyenlere dur denilir.

Bu yöntemlerle köklü firmalar yılların emeğiyle ulaştıkları referanslarının karşılığını alırken, genç ve ciddi işletmeler ihaleden ve genel iş alma fırsatlarından dışlanmamış olur.

İki yıllık çerçeve sözleşmesi imzalanması her defasında yeni ihale açmaktan kurtardığı gibi, sizi tek bir firmaya bağımlı bırakmayan pratik bir çözümdür. Vaat ettiği hizmeti istikrarla sürdüren çeviri firmalarıyla sözleşme iki yıl daha uzatılabilir. Performansı düşen firmalarına yerine yeni adaylar eklenir.

Kurum için önemli olan sürdürülebilir ve güvenilir tedarikçi havuzunu güncel ve canlı tutabilmektir.

Kısmi denetleme yöntemi

Yaptırılan çevirinin %5 ila 20’si seçilir ve makul bir ciddiyetle incelenir. Terim hataları, yazım ve uslup yanlışları, sözcük tercihler, cümle yapıları gibi kriterlere göre seçilen bölüm okunur ve hatanın kritikliğine puanlanır.

Yüklenici firmanın hata puanı belirli bir eşiği geçiyorsa, çeviriyi baştan sona düzeltmeleri istenir.

Bağımsız inceleme yöntemi

Üçüncü taraf bir çeviri firmasıyla anlaşılır. Bu firmaya çeviriler gönderilir ve yukarıda yazdığınız kriterlere göre çevirileri değerlendirmesi istenir.

Ayrıca firmanın iletişim tarzı, personelin nezaketi ve ilgisi gibi yarı nesnel hususlar da değerlendirmeye alınabilir.

Çevirmen sabitleme yöntemi

Çeviri firmalarının kuvvetli tercüman CV’leriyle işi alıp, ardından acemi bir ekiple devam etmelerinin önüne geçilmelidir. Bunun için şartları yerine getiren her firmanın çalışacağı çevirmenler, editörler ve uzmanlar ismen onaylanmalı ve sabitlenmelidir.

Bu yöntem çevirmenlerin tanınması ve haklarının korunması bakımından da faydalıdır.

Çeviri firması kurumun işlerinde kullandığı ekibe yeni isim ekleyeceği zaman resmi isim ekletme süreci işletilmelidir. İsim ekletmeyi tanımlı bir süreçle yapmak çevirmenlerde iş ve meslek bilincinin gelişimini teşvik eder, çeviri bürolarında da ekip kurma ve bir ekibin ajansı/sekreteryası olarak hareket etme anlayışını yerleştirir.

Böylece emek sömürüsü azalır, tabeladan ibaret çeviri büroları diskalifiye olur, işini ciddiye alan çevirmenler ve çeviri ajansları kamusal ve kurumsal piyasada daha çok yer bulurlar.

Çeviri ihaleleri ve işi ehline vermeyle ilgili yazılacak daha nice konu var. Bu genel yazıyı kendi kurumunuzun ihtiyaçlarına ve beklentilerine göre yorumlamanızı rica diyorum.

Her zamanki gibi soru ve önerilerinize açığım.