Çeviri_Tavsiyeleri

Proje yönetimi nedir

Ne iş yapar bu proje yöneticisi?

Proje yöneticiliği yapmaya başladığımdan beri, geliştirdiğim seçici dikkat[1] sayesinde insanların bu meslekle ilgili neleri bilip neleri bilmediğine odaklandıkça böyle bir yazının gerekliliği daha belirgin hale geldi benim için. Bir de bu meslekte çalışanlarla en çok iş birliği sağlayan, en çok iletişimde olan kişilerin dahi meslek tanımı hakkında ilginç fikirlere sahip olması beni bu yazı serisini oluşturmaya tam anlamıyla ikna etti.

Aslında proje yöneticiliği iş dünyasının tarihi boyunca var olan fakat bir önceki yüzyıla kadar ayrı bir iş tanımı olarak değerlendirilmeyen bir alandır. Profesyonel bir alan olarak ortaya çıkması ise 20. yüzyılın ortalarına tekabül eder. Bu dönemden beridir de birçok farklı sektör ve çalışma alanında sıkça rastlanmaya başlamıştır.

Peki tam olarak ne iş yapar bu proje yöneticileri? Belki bundan da önce tartışılması gereken önemli bir nokta daha var. Proje derken neyden bahsediyoruz? Proje yöneticileri neyi yönetiyor?

Proje bir hizmet, ürün ya da sonuç üretmek amacıyla gerçekleştirilen geçici bir girişimdir (Pmbok 4). Projeler her alanda tanımı ve içeriği değişiklik gösterebilen, başlangıç ve bitiş tarihleri belli olan, organizasyonların günlük, aylık ve hatta bazı durumlarda yıllık bazda üstlendikleri görevlere verilen isimdir. Sürekliliği olmayan geçici işlerdir. Kapsamları ve kaynakları başlangıçtan önce bellidir. Bu sebeplerden dolayı operasyonlardan farklılık gösterirler. Bir projeyi yöneten kişi ise her geçici proje için farklı bir ekip kurar, farklı bir yöntemle çalışmaya devam eder.

Bunun yanı sıra projeler kendilerine hastır. Tek bir amaca yönelik birçok operasyon bütününden meydana gelirler. Sürekli bir arada çalışmayan, bazı durumlarda birkaç, bazı durumlarda yüzlerce insanın bir araya gelmesiyle gerçekleştirilirler.

Projelerin yönetilme aşamasında en çok dikkat edilmesi gereken durum ise zaman ve bütçe yönetimidir. Geçici işler olduğundan belli bir sürede ve belli bir bütçeyle tamamlanması gerekir. Bu sebeple yönetici proje başlangıcında ekibi ve zaman yönetimini titizlikle belirlemeli ve ekstra masraf ve zaman gerektirecek süreçlerden kaçınmalıdır.

Tüm bu özelliklere bağlı olarak proje yönetiminin tanımı Proje Yönetim Enstitüsü’nün yaptığı tanımdan fazlasını içermez. Bu tanıma göre proje yönetimi belli bir projenin gerekliliklerini karşılamak için gerekli bilgi birikimi, yetenekler, araçlar ve tekniklerin proje etkinliklerine doğru bir şekilde uygulanmasıdır (Pmbok 6).

Fakat proje yönetiminin bizi asıl ilgilendiren kısmı bu sürecin çeviri sektöründe nasıl işlediği olduğundan doğrudan işin bu kısmına geçmek istiyorum. Genel olarak proje yönetimi hakkında daha detaylı bilgi edinmek isteyenler bu yazının referanslar kısmından yararlanabilir.

Çeviri sektörü nispeten proje yönetiminden de yeni bir sektör olduğundan bazı alanlarda genel proje yönetiminden farklılık gösterebilmektedir. Bunun diğer sebepleri arasında tüm dünyada kabul görmüş ortak bir çalışma şekli bulunmaması da gösterilebilir. Hatta öyle ki Türkiye’deki çeviri şirketlerinde dahi ortak benimsenmiş bir yöntem bulunmamaktadır. Bu yüzden bu yazıda genel olarak kabul gören ve benim çalıştığım şirkette de aynı şekilde kabul edilen proje yönetimi tanımını ele alacağım.

Çeviri sektöründe ele alınan projelerin başrolleri çevirmenler olduğundan proje yönetiminin de en önemli parçası çevirmen ve editörlerden oluşur. Hatta proje yöneticiliği yapmamış bir kişi için proje yöneticiliğin tanımı çevirmen ile müşteri arasındaki bağlantıyı sağlamak şeklinde olabilir. Fakat tabii ki çeviri sektöründeki proje yönetimi bu tanımdan çok daha fazlasını içerir.

Bu sektördeki bir proje yöneticisinin birçok farklı yeteneğe ve bilgi birikimine sahip olması gerekir. Bu bilgi birikimi aslında birçok farklı iş tanımının da ilgilendiği alanlarla kesişim halindedir. Proje yönetimi; satış, muhasebe, insan kaynakları, yönetim, risk yönetimi, çeviri ve müşteri ilişkileri gibi alanlara ait özellikleri bünyesinde bulunduran bir meslektir. Bu alanlardan kısaca bahsetmeden önce bir projenin başlangıcından bitişine kadar proje yöneticisinin ilgilendiği süreci kısaca ele almak istiyorum.

Proje yönetimi şirketlerin talep aldığı metinler üzerinde gerçekleştirecekleri çeviri ve editör kontrolü sürecini müşteriyle ilişkiler ve talebi alma sürecinden başlayıp işin bitiminde teslim etme hatta bazen son kontrol, düzenleme ve proofreading sürecine kadar takip edip yönetmek anlamına gelmektedir. Belli bir müşteriden çeviri talebini alan bir proje yöneticisi öncelikle dosya analizi gerçekleştirerek bu “projenin” zaman ve bütçe maliyetini hesaplar. Bu süreç içerisinde çevirmen/editör ücretleri ve proje bazlı ödeme yapılacak toplam miktarı hesaplar. Daha sonra sabit giderleri ve buna bağlı olarak şirketin bu projeden elde edeceği karı da göz önünde bulundurarak müşteri için makul bir teklif hazırlar. Bu kısma kadar kullandığı bilgi birikimi satış ve muhasebe ile kesişme halinde olan kısımdır.

Bütçe hazırlama işlemini tamamladıktan sonra çeviri projesinin ne kadar süre alacağını hesaplama kısmı başlar. Burada proje yöneticisi elindeki metin için bir çevirmenin ne kadar süre harcayacağını önceden kestirebilmelidir. Bu süreçte ayrıca hangi çevirmenin elindeki metin türü üzerinde uzmanlaştığını ya da bu alanda çeviri yapmaktan hoşlandığını, çevirmenin günlük iş hacmini bilmelidir. Bu da çevirmen ve editör ekibiyle ilişkilerini sağlam tutmayı ve dosyanın türünden, metnin zorluğundan haberdar olmayı gerektiren bir işlemdir. Çevirmen ve editörün dosya üzerinde toplam ne kadar zaman harcayacağını da hesaplayan proje yöneticisi daha sonra müşteriye teklifi sunma aşamasına geçmiştir. Bu süreçte teklif ve teslim tarihini müşteriye uygun şekilde sunan proje yöneticisi müşterinin de taleplerini göz önünde bulundurarak müşteri ile orta noktada buluşmaya çalışır. Çünkü tahmin edileceği gibi müşteri her zaman süreyi ya da bütçeyi hatta bazen ikisini de makul bulmayabilir. Proje yöneticisinin burada yapması gereken ekibini yormayacak bir yöntem kullanarak müşteriyle olabildiğince ortak bir noktada buluşmaya çalışmaktır. Bazı durumlarda risk almak bazı durumlarda inisiyatif kullanmak gerektiren bir süreçtir bu. Sonuç olarak risk yönetimi yeteneğini olabildiğince kullanmaya odaklanan proje yöneticisi teklifine onay almayı hedefler. Teklife onay almakla birlikte proje yönetiminin ikinci aşamasına geçilmiş olur.

Bu ikinci aşamada proje yöneticisi ekibini kurar. Hangi çevirmenin elinde ne kadar iş olduğunu, ne dönemlerde müsait olduğunu, projenin bütçesine göre hangi çevirmenle çalışması gerektiğine karar veren proje yöneticisi aslında bu süreçte insan kaynakları ile kesişme halindedir. Bu süreçten sonra proje üzerinde çalışacak ekibi proje hakkında bilgilendirmek kalır. Varsa müşterinin özel talepleri, kelime tercihleri, ön bilgilendirmeleri ya da projenin referans dosyaları hakkında ekibinin her bir üyesini bilgilendiren proje yöneticisi ekipten de onay aldıktan sonra proje yönetim sürecinin ikinci aşamasını da tamamlamış olur.  Bu da aslında proje yönetimi sürecinin çeviri ile en çok kesiştiği nokta konumundadır.

Bir sonraki kısımda proje yöneticisi ekibin kontrol mekanizması görevini üstlenir. Ekibin her üyesinin işi önceden planlandığı şekilde gerçekleştirdiğinden sürekli emin olmak zorundadır. Bunun dışında çevirmen ya da editörlerin proje hakkında bir sorusu ya da sorunu bulunması durumunda bu konuları müşteriye taşıma görevi yine proje yöneticisine aittir. Bir bakıma müşteri ile ekip arasındaki köprü görevini görür. Burada ise kullandığı teknik, insan ilişkilerine ait bir tekniktir. Yani iyi bir proje yöneticisinin insan ilişkileri hakkında da oldukça bilgi birikimine ihtiyacı vardır.

İdeal bir projede en son süreç ise ekibin çeviri ve kontrol süreçlerini tamamladığı projeyi müşteriye zamanında teslim etmektir. Fakat bilindiği gibi pratikte ideal süreçlerden sapmalar sıklıkla görülür. Eğer bir proje zamanında tamamlanamadıysa, çevirmen ya da editörlerden biri işi önceden belirtildiği gibi gerçekleştirmediyse bunu müşteriye bildirmesi gereken kişi yine proje yöneticisidir. Stres yönetimi bu kısımda devreye girer. İşi tamamlamayan çevirmen ya da editörle problem üzerinde tartışmak, bu sorunun neden kaynaklandığını ortaya çıkarmak, mümkünse bir orta yol bulmak; projenin geciktiğini ya da gecikeceğini müşteriye bildirmek, mümkünse ek süre istemek ya da yeni bir ekip oluşturarak hızlıca farklı bir yöntem izlemek ve daha birçok farklı senaryo tamamen stres yönetimi ile ilgili süreçlerdir.

Bu süreçlerden farklı olarak çağımızın çeviri sektöründe proje yönetiminden sorumlu olan bir kişinin teknolojiyle ilgili yeterli bilgi birikimine sahip olması da işini ideal şekilde gerçekleştirebilmesi adına oldukça önemlidir. Günümüzde her çeviri şirketi belli bir çeviri bulutu üzerinden çalışır. Böylelikle çevrimiçi bir yöntem kullanarak tüm ekibin projenin detaylarına (projenin konusu, kelime/karakter sayısı, eşleşme tekrar oranları, birlikte çalışacağı ekip vs.) aynı anda ulaşmasına ve buna uygun olarak projede çalışıp çalışamayacağına karar vermesine olanak sağlar.

Bunun dışında o güne kadar yaptığı tüm metin çevirilerini ortak bir bulut içerisinde saklayarak sonraki süreçlerde gelen metinlerin çevrilmesini kolaylaştırır; hem kendi ekibine hem de müşterisine maliyet/zaman konusunda avantaj sağlamış olur.

Çeviri bulutları dışında günümüzde var olan birçok teknolojik yenilik de çeviri sektöründe sıklıkla kullanılmaktadır.

Bu durum proje yöneticilerine de belirgin şekilde kolaylık sağlar. Fakat bu kolaylığın sağlanabilmesi için proje yöneticisinin öncelikle çeviri bulutlarını daha sonra geri kalan tüm teknolojik yenilikleri etkin şekilde kullanabilmelidir. Bu şekilde hem ekibine hem müşterisine hem de kendisine kolaylık sağlamış olur. Amacım yukarıda belirttiğim tüm bu başlıkların alt alanları hakkında daha fazla açıklamaya gidilme ihtiyacının ortaya çıkmasının bilincinde olarak fakat yazıyı katlanılmaz derecede uzun bir hale getirmeden proje yönetimini temel hatlarıyla açıklamaktı. Proje yönetimi tek bir makalede özetlenemeyecek kadar alt alanı olan detaylı bir iş koludur. Bu proje yönetimi serisinin ilk makalesinde olabildiğince temel detaylara değinmek istedim. Sonraki yazılarda tüm bu alanlara tek tek değinerek proje yönetimi hakkındaki soru işaretlerini makul şekilde yok etmeye odaklanacağım. Beklemede kalın.

 

Referanslar

Berkun, Scott. Making Things Happen: Mastering Project Management. Cambridge: O’Reilly Media, 2008. Düzenlenmiş Baskı: The Art of Project Management.

Hobbs, Peter. Essential Managers: Project Management. Londra: Penguin Random House, 2009.

Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). Newtown Square, Pennsylvania USA. 2000 ed.

Rico Pérez, Celia. “Translation and Project Management”. Translation Journal. 25 Şubat, 2020.

Selective perception. BusinessDictionary.cpm. WebFinance, Inc. 10 Şubat, 2020.

“What is Project Management?”. 2020 Project Management Institute, Inc. Web. 15 Şubat, 2020.

[1] Seçici dikkat (algıda seçicilik): Kişinin beklentilerine veya kendisi için bir şeyin öne çıkma derecesine ilişkin olarak psikolojik bilişsel bir önyargı ile yapacağı gözlemleri bir veya birkaç noktaya odaklamasıdır.